Kolom Kardi Pakpahan :"Komplain sebagai Pencetus Perbaikan Kualitas Pelayanan"

Komplain sebagai Pencetus Perbaikan Kualitas Pelayanan

Oleh : Kardi Pakpahan*

Komplain dalam pelayanan memiliki beberapa dimensi penting. Pertama, demensi pemasaran. Kompain adalah bagian dari sistem pemasaran. Marilah kita ikuti pengertian pemasaran yang dikedepankan oleh William Stanton (1984) berikut. Pemasaran adalah suatu sistem keseluruhan dari kegiatan usaha yang ditunjukan untuk merencanakan harga, mempromosikan dan mendistribusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan baik pada pembeli yang ada maupun pembeli potensial. Sementara konsep pemasaran menurut Philip  Kotler (1994), adalah suatu orientasi manajemen yang menekankan pada tugas pokok organisasi yaitu menentukan kebutuhan dan keinginan dari target pasar dan menyesuaikan organisasi dengan tujuan untuk memberikan keputusan yang diharapkan dapat berjalan lebih efektif dan efisien dari pada yang bisa diberikan oleh pesaing. Sedangkan keputusan merupakan tingkat keadaan perasaan seorang yang merupakan hasil perbandingan antara penilaian kinerja (atau hasil akhir) produk dalam hubunganya dengan harapan orang-orang. Berdasarkan hal tersebut, maka wajar ada komplain dari nasabah atau Customer. Untuk kelangsungan sebuah perusahan tidak dapat melepaskan dari diri kegiatan pemasaran. Oleh kerena itu, komplain dari nasabah haruslah direspon dengan baik dan harus dijadikan menjadi faktor pencetus perbaikan.

Kedua, demensi koherensi antara visi dan budaya (value). Komplain dalam aktivitas pelayanan  dapat menjadi pencetus perbaikan koherensi antara visi, misi , nilai maupun motto organisasi, sehingga hal yang sama tidak perulang lagi. Perusahaan-perusahaan yang memiliki kinerja yang baik dan memiliki masa kelangsungan usaha yang panjang, biasanya memiliki koherensi yang baik antara visi misi, value ( kultur organisasi), strategi maupun stuktur organisasi.

Ketiga, dimensi  pengendalian manajemen resiko operasional. Manajemen resiko operasional merupakan pendekatan sistematis yang mengidentifikasi, mengukur, dan memprioritaskan serta mengurangi resiko-resiko operasional.

Dalam sebuah perusahaan, seperti perusahaan pembiayaan, perbankan dan perasuransian, dan lain-lain, sumber-sumber resiko operasional biasanya dibagi dalam 4 (empat) bagian, yaitu 1) sumber daya manusia atau (SDM) seperti availability, keahlian, pelatihan, motivasi, perilaku;  2) teknologi, seperti reliability, integrity, continuity; 3) proses, seperti prosedur, jumlah, otorisasi, limit control; 4) eksternal seperti kerusuhan, force majeure, regulasi, dan lain-lain.

Memang tak dapat dipungkiri masalah komplein memiliki titik taut utama  dengan resiko operasional, tetapi juga sekaligus dapat berpengaruh pada eskalasi pada resiko lainnya, seperti resiko reputasi maupun resiko hukum. Dengan demikian menangani komplain dengan baik serta proaktif mencegah adanya Komplain, khususnya melalui jajaran organisasi di front office,  adalah merupakan bagian dari pengendalian manajemen resiko secara keseluruhan. Misalnya, peningkatanan kualitas pelayanan, biasanya menyebabkan frekuensi Komplain cenderung menurun dan index reputasi perusahaan  semakin baik.

(*Penulis adalah Training Leader di JFI dan CTC)